Article d’Olga Pérez, organitzadora d’esdeveniments
Soc l’Olga Pérez i fa 10 anys que organitzo esdeveniments professionals. És a dir, que ajudo les empreses a aconseguir els seus objectius a través dels esdeveniments.
Tot i que cada vegada hi ha més empreses que en fan, encara són uns grans desconeguts. I és que tendim a pensar que els esdeveniments només són per a empreses molt grans amb grans pressupostos, però això no és veritat.
Primer de tot: què és un esdeveniment? Aquesta paraula es fa servir com a sinònim de festa, reunió o celebració. I no és incorrecte. Però, en l’àmbit professional, un esdeveniment és:
“Una experiència que s’organitza amb un objectiu de comunicació, de motivació, de formació, de venda o de creació de relacions, en el que l’objectiu principal és el retorn de la inversió”.
Per tant, no és una cosa que es fa perquè sí, sinó que està molt ben pensat i mesurat.
Precisament, tenint en compte això, ha de tenir tres potes: ha de ser experiencial, transformador i estratègic.
Un esdeveniment ha de ser experiencial, transformador i estratègic.
Ha de ser experiencial perquè hem d’aconseguir que l’assistent visqui una experiència única i que la recordi durant molt de temps. Actualment no és gens fàcil, ja que estem sobrecarregats d’estímuls constants i això fa difícil oferir una experiència diferent.
Per això, quan es dissenya un esdeveniment el més important és pensar en les persones que hi assistiran i fer-nos les preguntes següents:
- Si jo fos una d’aquestes persones, què m’agradaria trobar?
- Quines activitats o accions farien que fos una experiència única?
No cal recórrer als focs artificials ni a recursos o molt cars. Moltes vegades es tracta de ser més propers i trobar la manera de donar un servei molt personalitzat amb petits detalls que arriben molt endins.
Ha de ser transformador. Hi ha d’haver un abans i un després de l’esdeveniment. Pot ser un aprenentatge, un comportament, una idea, etc.
I també ha de ser estratègic, per aconseguir el retorn de la inversió. Cal fixar objectius específics i mesurables per conèixer l’èxit de l’esdeveniment i, a partir d’aquí, plantejar l’estratègia per arribar-hi.
Fases d’un esdeveniment
Els esdeveniments consten de tres fases:
- El pre-esdeveniment.
- L’esdeveniment com a tal.
- El post-esdeveniment.
El pre-esdeveniment és el que en marca l’èxit. És quan se’n defineix el tipus, el públic objectiu, els objectius, com es mesuraran, el programa, la data, les activitats, etc.
També s’anomena fase de disseny, perquè és la més creativa i quan es defineix tot el concepte.
Un cop treballada i decidida tota aquesta part, es passa a la part executiva i d’organització (la cerca dels proveïdors i col·laboradors i els elements que hi intervindran -espai, càtering, audiovisuals, etc.-).
Durant l’esdeveniment es fa la tasca de coordinació, observació i assistència.
El post-esdeveniment també és una fase molt important, però de vegades no es cuida tant com s’hauria de fer. És el moment d’aprofitar per difondre l’èxit que ha tingut i treballar l’engagement per al següent. És a dir, l’expectativa dels assistents per tal que vulguin assistir al següent.
Com pot ajudar un esdeveniment a una empresa?
Un esdeveniment serveix per:
- Conèixer millor el teu públic objectiu.
- Obtenir informació i dades de l’esdeveniment i dels assistents (poden ser personals o no) per aconseguir els objectius marcats, saber com millorar el pròxim esdeveniment i altres coses.
- Augmentar la visibilitat i el posicionament de la marca.
- Destacar-te i diferenciar-te de la teva competència.
- Generar negoci.
- Comunicar! L’esdeveniment és l’eina de comunicació més potent que existeix.
- Tenir un contacte molt més directe amb la teva audiència i públic objectiu.
- Augmentar les vendes, la productivitat, la motivació o la cohesió d’equips, entre moltes altres coses.
Com poden fer esdeveniments les empreses petites
I com poden fer esdeveniments empreses petites, que tenen pressupostos molt limitats?
El primer de tot és tenir molt clara la quantitat màxima que es poden permetre invertir i també què volen aconseguir. Un cop ho saben, es tracta de construir l’esdeveniment posant el focus en aquests dos aspectes.
Us parlaré de dos exemples (un esdeveniment intern i altre extern) perquè veieu les diferències i pugueu aplicar-les a les vostres empreses.
Exemple d’esdeveniment intern: petita convenció, sopar o dinar de Nadal, jornada de motivació i cohesió d’equips.
Imagineu que voleu donar valor a la gent que treballa amb vosaltres i reforçar el compromís amb l’empresa.
No oblideu que l’esdeveniment ha de ser transformador, experiencial i estratègic.
Comencem per la part estratègica, que és fixar entre un i tres objectius específics i mesurables. En aquest cas, serà “augmentar la cohesió de l’equip en un 15% en els 3 mesos següents a la celebració de l’esdeveniment”.
Com ho mesurem, això? Podem fer una enquesta abans de començar en què la pregunta sigui com senten de cohesionat l’equip de l’1 al 10 (1 és gens cohesionat i 10 perfectament cohesionat). En acabar l’esdeveniment, tornarem a preguntar i aquí podrem veure l’evolució. Farem aquesta pregunta de nou 3 mesos després.
La part transformadora i experiencial aniran molt de bracet. Es treballarà durant l’esdeveniment en si a través de les activitats i l’aprenentatge que aporten. Podeu fer una jornada completa però, si no és possible, pot ser mitja jornada.
L’ideal és dedicar entre 30 minuts i una hora màxim a parlar de la història de l’empresa, d’objectius i reptes assolits i objectius i reptes a aconseguir. A tothom ens agrada saber on estem i perquè fem el que fem. Ens motiva i ens sentim part del projecte.
Després, feu una formació dinàmica. Trieu un tema a treballar (comunicació interna, cohesió, motivació, etc.) i dediqueu 5-15 minuts màxim a parlar de conceptes. A continuació organitzeu una activitat dinàmica, joc o team building en què es treballi de fons aquest aspecte que us interessa.
Durant aquesta activitat, podreu recollir informació observant com la gent s’enfronta als reptes i com els resolen.
I, finalment, podeu tancar amb un dinar o pica-pica.
Parlem ara d’un esdeveniment extern.
Exemple d’esdeveniment extern: aconseguir clients potencials.
Pensem ara en un tema que preocupa a totes les empreses i autònoms, siguin minúsculs o gegants: aconseguir més clients.
I com podem plantejar un esdeveniment d’aquestes característiques?
De nou, hem de complir les tres potes essencials: estratègia, transformació i experiència.
Objectiu específic: aconseguir 3 clients nous en els pròxims 30 dies.(pensem en una assistència de 30 persones i que convertim el 10%)
Això és molt més fàcil de mesurar, ja que ho sabrem a mesura que anem tancant negoci, fent contracte, factura o obrint nova fitxa de client.
Segons sigui el públic d’aquest esdeveniment, si són particulars, professionals, edats, gènere, característiques, etc., oferirem unes activitats o unes altres. Hem d’intentar posar-nos a la pell dels assistents i pensar en, si fóssim ells, què ens agradaria trobar-hi.
Evidentment, hem de parlar del nostre servei o producte, però hem d’intentar fer de la manera més interactiva i experiencial possible. Ningú no volem anar a conferències en què estiguem asseguts i sense poder participar. Volem provar i experimentar.
Per tant, hem de pensar en demostracions i tenir algunes unitats de producte que la gent pugui manipular de manera segura. O potser algun simulador. Si donem la possibilitat que la nostra audiència experimenti el producte o servei que estem oferint, tindrem moltes més opcions d’èxit. També ens donarà aprenentatge de les coses que es poden millorar.
Conclusions
Els esdeveniments són una eina estratègica fantàstica per a les empreses, no importa la mida.
També són l’eina comunicativa més potent que existeix, perquè els assistents viuen una experiència i això és el que sempre recordem amb més força.
I tu, t’has plantejat fer esdeveniments per al teu negoci o marca alguna vegada?
Podeu contactar amb l’Olga Pérez a:
Telèfon: 650 55 45 33
Email: info@unmundodeeventos.com